Como hemos visto en el artículo sobre cómo controlar el coste de producto en un negocio de restauración. Realizar inventarios periódicos es fundamental para mantener un control continuo de las existencias y asegurarse de que el restaurante funcione de manera eficiente.
¿Cada Cuanto tiempo conviene hacer el inventario del restaurante?
El inventario deberá realizarse al menos cada mes por parte del Jefe de zona de preparación y, al ser posible, conjuntamente con el gerente del restaurante.
Cómo hacer el inventario de un restaurante paso por paso
Para hacer el inventario de forma correcta, una vez cerrado el establecimiento o durante una hora tranquila, se procederá al recuento de todo producto, incluida la bebida. Asegúrate de que todo el personal esté informado sobre la fecha y hora del inventario .
También es conveniente realizar aparte un inventario periódico de elementos como vajilla, menaje, uniformes de personal, productos de limpieza, ….
El inventario lo realizaremos utilizando una plantilla como guía y anotando directamente en la misma los artículos y cantidades. Posteriormente, estos datos se introducirán en el sistema informático.
Los pasos a seguir para realizar el inventario en un restaurante son los siguientes:
Paso 1: Preparación
Antes de comenzar el proceso de inventario, asegúrate de tener todas las herramientas y suministros necesarios, como hojas de inventario, bolígrafos, calculadoras, básculas, etiquetas y un espacio organizado para llevar a cabo el conteo. También debes designar a un equipo de trabajo responsable del inventario.
Paso 2: Categorización de productos
Divide los productos en categorías, como alimentos secos, alimentos perecederos, bebidas, utensilios, etc. Esto facilitará la organización del proceso de inventario.
Paso 3: Conteo físico
Comienza a contar físicamente los productos en cada categoría. Trabaja en equipo para acelerar el proceso, pero asegúrate de que haya una persona a cargo de registrar los datos de manera precisa. Utiliza etiquetas o pegatinas para marcar los productos contados y evita manipular los productos durante el conteo.
Paso 4: Registra los datos
Lleva un registro de los productos contados en hojas de inventario. Incluye detalles como nombre del producto, unidad de medida (kilogramos, litros, unidades, etc.), cantidad en stock y fecha del inventario. Usa una calculadora para asegurarte de que los cálculos sean precisos.
Paso 5: Verificación de fechas de caducidad
Mientras haces el inventario, verifica las fechas de caducidad de los productos perecederos y asegúrate de que los productos más antiguos se utilicen primero para evitar desperdicios.
Paso 6: Identifica productos dañados o deteriorados
Durante el inventario, identifica cualquier producto que esté dañado o en mal estado. Registra estos productos por separado y toma las medidas necesarias para su eliminación o devolución al proveedor si corresponde.
Paso 7: Calcula el valor del inventario
Una vez que hayas contado todos los productos, calcula el valor total del inventario. Esto se hace multiplicando la cantidad de cada producto por su costo unitario. Puedes usar software de gestión de inventario si lo tienes.
Paso 8: Reconciliación y análisis
Compara los resultados del inventario con los registros anteriores y realiza un análisis para identificar cualquier discrepancia. Esto te ayudará a detectar posibles pérdidas o robos.
Paso 9: Actualización de registros
Actualiza tus registros de inventario con los datos recopilados durante el proceso. Esto te permitirá llevar un seguimiento preciso de tus existencias y hacer pedidos de reposición cuando sea necesario.
Paso 10: Planificación de acciones
Si encuentras discrepancias significativas o problemas con el inventario, planifica acciones correctivas para evitar futuros problemas. Esto puede incluir mejorar los procedimientos de control de inventario o capacitación del personal.
Los problemas más frecuentes a la hora de realizar el inventario
Como consejos finales para garantizar la exactitud de los inventarios, es importante que sigamos los siguientes consejos finales:
- Procurar que sean las mismas personas las que cuentan siempre, mejorará la continuidad y la consistencia.
- Comparar el conteo de 2 personas que lo realicen independientemente. Si puede parecer muy laborioso realizar el mismo trabajo dos veces, se pueden elegir algunos productos de referencia, no siempre los mismos, y comprobar si estan bien contados sin tener que comprobar todas las existencias.
- Dividir el local en diferentes áreas (barra, cámaras…) y seguir siempre el mismo orden, así no se olvidará ninguna.
- Debemos tener en cuenta las unidades de compras: Latas, botes, sobres y botellas, se reflejarán como una unidad. Los artículos que se compran por peso, se especificarán los kilos y los gramos exactos. Calibrar el peso asiduamente para evitar errores de pesaje.
