Muchos empresarios y dueños de negocios de restauración pueden estar enfrentándose a importantes pérdidas en sus negocios y, en la mayor parte de los casos, es por la falta de implementación de un sistema de control de costes eficaz.
Si ese es tu caso, no te preocupes. Mi nombre es Gonzalo juliani, soy Consultor de negocios, y en este artículo voy a darte las claves más importantes para que dejes de perder dinero en tu restaurante.
¿Por qué pierdo dinero en mi restaurante?
Como decíamos anteriormente, cualquier negocio de hostelería necesita trabajar con un sistema exhaustivo de control de los gastos más frecuentes de este tipo de negocios.
Cuando hablamos de costes en un restaurante me refiero fundamentalmente a lo que se llaman gastos operativos, es decir, aquellos costes que se asumen al operar con un restaurante
Descartamos, por lo tanto, los gastos de inversión inicial para montar el restaurante y los costes de los impuestos, intereses de préstamos y amortizaciones.
A efectos prácticos, además, vamos a analizar los costes en los que la gestión del empresario tiene muy alta influencia, lo que se llaman gastos controlables.
Los problemas más frecuentes por los que se pierde dinero en un restaurante
Seguramente a todos nos viene a la cabeza algunas marcas de restauración muy consolidadas en nuestro mercado que se ven siempre abarrotadas de público y, automáticamente, pensamos que son negocios de éxito en los que se gana mucho dinero. Pero no es así ni de lejos.
Lo cierto es que un restaurante, o cualquier otro negocio de hostelería, puede estar atendiendo a mucha clientela, pero tener un tique medio por persona muy bajo y, por lo tanto, no estar vendiendo gran cosa. Son negocios sometidos a unas necesidades de entrada de público muy altas.
También puede ocurrir, y esto es muy frecuente, que sí se venda mucho pero que los márgenes de beneficio sean muy bajos. El empresario entra entonces en una situación en la que solo está cambiando el dinero de manos.
¿Cómo evitar estas situaciones de ineficacia que afectan a la rentabilidad del empresario?
Lo primero es ser conscientes.
Todavía recuerdo cómo se le saltaban las lágrimas a un cliente cuando le mostramos el volumen de beneficios que había estado tirando directamente a la basura en los últimos dos años de forma inconsciente.
Es por ello por lo que se hace imperativo diseñar un sistema de gestión en el que al empresario se le enciendan las luces rojas que le avisan cuando hay una desviación de costes en su negocio. Lo que en argot de los negocios se llaman KPIS (indicadores de rendimiento).
Pero hay que partir de una base de costes para saber si los estamos cumpliendo o no. ¿Verdad?
Es imposible saber si estamos haciendo los deberes para que nuestro negocio sea rentable si no conocemos los ratios que deberíamos entender como óptimos.
¿Cómo sabemos si nuestro restaurante está por encima de sus costes ideales y está perdiendo dinero cada día que pasa?
A efectos de poder comprobar el resultado financiero, nos ayudaremos de informes generados por el sistema informático que nos guiarán a la hora de conocer la situación económica del restaurante.
Lo primero será marcar una serie de objetivos para lo cual estableceremos un presupuesto que servirá de referencia para saber la línea que debe seguir el negocio.
Con cada objetivo marcado, deberíamos establecer qué plan de acción hay que desarrollar con el fin de conseguirlo.
Por ejemplo:
Como regla general, en un negocio de hostelería, los costes se representan de esta manera:
Coste / Ventas Netas x 100 = Coste en %.
Siguiendo esta fórmula, una cuenta de explotación tipo de un restaurante podría ser la siguiente:
Coste de comida y bebida: 30% sobre las ventas
Coste de personal: 32% sobre las ventas (aunque depende de la facturación)
Coste de suministros: 7% sobre las ventas
Servicios externos y varios: 5% sobre las ventas
Coste de alquiler: 10% sobre las ventas
RESULTADO = TOTAL INGRESOS – TOTAL GASTOS.
En este ejemplo, el resultado sería una rentabilidad antes de impuestos, intereses y amortizaciones del 16%.
Como hemos visto en este ejemplo, nos podemos marcar unos objetivos de ventas y de porcentaje de costes.
Luego haremos el seguimiento de si se cumplen o no gracias a un control de las compras, las ventas y el stock de almacén. Así mismo tendremos las nóminas y las facturas de suministros y otros servicios para calcular el resto de porcentajes de costes.
Una vez obtenido el resultado mensual, analizaremos aquellos aspectos que nos permitan mejorar el próximo resultado.
No obstante, el control de los gastos se debe hacer de tal forma que no repercuta de forma negativa en el cliente.
Una buena gestión del producto nos va a garantizar, por un lado, una calidad excelente del producto que servimos al cliente y, por otro lado, mayores beneficios, teniendo en cuenta que casi la cuarta parte de los costes del restaurante son de producto.
Controlar el desperdicio
Controlar el desperdicio en tu bar o restaurante es otro aspecto fundamental que nos evitará perder cantidades importantes de dinero a lo largo del tiempo.
Los pasos que debes dar para controlar el desperdicio de tu negocio de restauración son los siguientes:
- Realizar y seguir minuciosamente las fichas técnicas de los platos de la carta.
- Descongelar el producto necesario de acuerdo con el histórico.
- Maquinaria en buen estado.
- Realizar los pedidos correctamente.
- Hacer una buena recepción de la mercancía que entra en tu local.
- El correcto almacenaje de la materia prima, evitando caducidades y señalando con colores cada producto según su fecha de caducidad.
Para llevar un control de todo el desperdicio que se va produciendo día a día, es necesario ir anotándolo en el documento correspondiente, pues esta información tendrá que pasarse al sistema informático.
¿Cómo controlar el coste de personal en un restaurante?
El Coste de personal es uno de los gastos más grandes en un restaurante. Es un buen negocio darle prioridad a su control efectivo.
Pero El Coste de Personal o coste de labor debe medirse para poder controlarse. Obvio
Este coste generalmente se compara con las Ventas en un porcentaje, que se determina de la siguiente forma:
Coste de Personal / Ventas Netas x 100 = Coste de Personal en %
Aunque el Coste de Personal real generalmente se calcula mensualmente, un buen gestor de restaurante se preocupará por en el análisis de la cantidad de horas trabajadas y el coste que representan diariamente con respecto a las ventas.
Finalmente, ¿Cómo debes controlar tu negocio de restauración para ganar?
1. Aumentar las ventas
Aunque uno de los objetivos es aumentar las ventas, esto no deberá hacerse en una forma que tenga un impacto negativo en el cliente, como no mencionar intencionalmente alguna oferta o descuento.
Aunque el beneficio podría parecer inmediato, a largo plazo esto traerá como resultado la insatisfacción del cliente y una disminución de las ventas, y por consiguiente un menor beneficio.
Para aumentar las ventas de un restaurante deberemos aumentar la cantidad de transacciones, y al mismo tiempo aumentar al máximo la cantidad gastada por el cliente en cada transacción (ticket medio).
Los incentivos, así como la formación y el seguimiento, son formas efectivas de aumentar el tique medio y las ventas.
3 acciones que debes hacer para aumentar ventas en tu restaurante
- Utilizaremos cualquier oportunidad que se nos presente para orientar y demostrar la venta sugestiva de manera que se convierta en algo natural.
- Estimularemos a los clientes para que regresen con frecuencia al restaurante, bar o cafetería.
- Realizaremos buenas promociones.
- Trabajaremos de forma proactiva en la satisfacción del cliente.
2. Controla eficientemente el producto que entra y sale de tu almacén
Esto pasa por gestionar adecuadamente:
- El control de inventario
- La forma de hacer los pedidos para evitar tener sobre estocaje y tampoco quedarse corto.
- La recepción de mercancía para evitar que se nos cuele producto indebido, en mal estado, sin la temperatura ideal o con menor peso del pactado.
- Controlar las mermas o producto que tenemos que tirar a la basura al final del día.
- Realizar una adecuada gestión y orden de almacenaje.
- Controlar las caducidades primarias y secundarias
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