Guía completa para realizar pedidos a proveedores. Desde la planificación hasta la recepción, ¡domina el proceso!
Existe un elemento fundamental que a menudo se pasa por alto, pero que desempeña un papel crítico en la gestión de un restaurante: la forma en que el propietario o el encargado realiza los pedidos para abastecer el negocio.
Hacer pedidos de manera efectiva es una habilidad que puede marcar la diferencia entre un restaurante que prospera y uno que lucha por mantenerse a flote. Pedir demasiada mercancía puede llevar a un desperdicio de alimentos y gastos innecesarios, mientras que pedir muy poco puede resultar en la insatisfacción de los clientes y la pérdida de ingredientes.
La fórmula para realizar los pedidos de tu restaurante
Los pedidos deben hacerse con las cantidades necesarias para mantener la calidad y la disponibilidad de cada producto.
Con la siguiente fórmula se podrá calcular estas cantidades:
Cantidad necesaria + stock de seguridad – stock disponible =cantidad a pedir
Cómo calcular la cantidad de producto que se necesita
La cantidad necesaria es la cantidad ideal para cubrir todas las peticiones de los clientes, sin tener producto en exceso o que pueda caducar, hasta el siguiente pedido.
Se calcula en función de la previsión de venta para el periodo del pedido.
El stock de seguridad. Qué es y cómo se calcula
El stock de seguridad es el necesario para cubrir una demanda más alta de la prevista del producto.
Se recomienda que este sea aproximadamente un 25% de la cantidad necesaria que veíamos en el párrafo anterior.
Consideraremos uno mínimo y otro máximo en función de la rotación del producto, del momento, de su caducidad y de la capacidad del almacén.
Finalmente, sólo tienes que elaborar un listado de todos los productos en el que ya hemos calculado la cantidad necesaria + stock de seguridad.
Como último paso a la hora de ponernos a realizar el pedido debemos tener en cuenta el stock disponible en el momento de realizarlo, es decir, la cantidad de producto que está en nuestro almacén.
Entonces, según nuestra fórmula, únicamente tenemos que restar las cantidades del almacén, que nos arroja nuestro inventario, de la suma compuesta entre la cantidad necesaria y el stock de seguridad.
De esta forma ya podremos realizar nuestro pedido sin temor a quedarnos cortos ni pasarnos.
Cómo seleccionar nuevos proveedores para tu restaurante
La elección de los proveedores adecuados es fundamental para el éxito de un restaurante. Una buena selección garantiza la calidad de los productos, la eficiencia en las operaciones y la satisfacción del cliente.
Criterios clave para seleccionar un proveedor:
- Calidad de los productos:
- Frescura: Los productos deben ser frescos y de alta calidad para garantizar el mejor sabor y textura en tus platos.
- Consistencia: El proveedor debe garantizar un suministro constante de productos con las mismas características y calidad.
- Origen: Considera la procedencia de los productos, especialmente si buscas ingredientes locales o de temporada.
- Precios:
- Competitividad: Compara los precios de diferentes proveedores para obtener las mejores ofertas.
- Descuentos: Negocia descuentos por volumen o por pago anticipado.
- Costos ocultos: Ten en cuenta los costos adicionales, como el transporte o las tarifas de servicio.
- Fiabilidad y puntualidad:
- Cumplimiento de plazos: El proveedor debe entregar los productos en el tiempo acordado.
- Flexibilidad: Capacidad para adaptarse a cambios en los pedidos o a situaciones imprevistas.
- Servicio al cliente:
- Comunicación: Una buena comunicación es esencial para resolver cualquier problema o duda.
- Atención personalizada: El proveedor debe estar dispuesto a atender tus necesidades específicas.
- Cumplimiento de normas:
- Sanitarias: El proveedor debe cumplir con todas las normas sanitarias y de seguridad alimentaria.
- Certificaciones: Busca proveedores con certificaciones de calidad, como ISO o BRC.
- Sostenibilidad:
- Prácticas ecológicas: Prioriza proveedores que utilicen prácticas sostenibles y respetuosas con el medio ambiente.
- Origen local: Adquirir productos locales reduce la huella de carbono y apoya a la economía local.
Proceso de selección de proveedores:
- Identificar necesidades: Define los productos que necesitas y las cantidades requeridas.
- Investigación: Busca proveedores potenciales a través de recomendaciones, ferias comerciales, internet o directorios especializados.
- Solicitar cotizaciones: Solicita cotizaciones detalladas de varios proveedores, incluyendo precios, condiciones de pago y plazos de entrega.
- Visitar las instalaciones: Si es posible, visita las instalaciones del proveedor para evaluar sus procesos y la calidad de sus productos.
- Solicitar muestras: Pide muestras de los productos para evaluar su sabor, textura y presentación.
- Evaluar propuestas: Compara las propuestas de los diferentes proveedores y elige al que mejor se adapte a tus necesidades.
- Negociar: Negocia los términos del contrato, incluyendo los precios, las condiciones de pago y los plazos de entrega.
- Establecer una relación a largo plazo: Una vez seleccionado el proveedor, es importante establecer una relación de confianza y colaboración a largo plazo.
Negociación con los proveedores
- Crear una lista de proveedores: Mantén una lista actualizada de tus proveedores, incluyendo información de contacto, productos ofrecidos y condiciones comerciales.
- Realizar evaluaciones periódicas: Evalúa el desempeño de tus proveedores de forma regular y realiza ajustes si es necesario.
- Diversificar proveedores: No dependas de un solo proveedor para evitar problemas de suministro.
- Establecer acuerdos de colaboración: Busca oportunidades para colaborar con tus proveedores, como participar en programas de formación o desarrollo de nuevos productos.
